کدینگ مالی در نرم افزار حسابدرای نوین پرداز (بخش دوم)
در بخش اول مقاله تعریف کدینگ حساب ها، به تشریح کدینگ حساب ها، مراحل تعریف کدینگ، آشنایی با مفاهیم گروه های حساب و تعریف و پیاده سازی حساب‌ها پرداختیم. در قسمت دوم مقاله مربوط به آشنایی با اصول و قواعد تعریف کدینگ مالی شما کاربران محترم را با حسابهای سطح تفصیلی، انواع آن، و نحوه تعریف آن در نرم افزار مالی و حسابداری نوین پرداز آشنا می‌کنیم.
حسابهای تفصیلی چیست؟
حسابداران زمانی که نتیجه لازم را از ثبت اسناد دوبل مالی در سطح معین به دست نیاورند، به حسابهای تفصیل مراجعه می‌کنند و اسناد را در سطح تفصیل صادر می‌کنند. تفصیل در لغت به معنای تشریح کردن و شرح دادن بیشتر می‌باشد.
به عنوان مثال حساب موجودی نقد و بانک به عنوان یک حساب کل در سرفصل‌های حسابداری استفاده می‌شود و حساب بانک‌ها به عنوان معین این حساب در نظر گرفته می‌شود.
حال اگر بخواهیم بدانیم که کدام یک از بانک ها مورد نظر است نیاز به حسابهای تفصیلی می‌باشد.
به عنوان مثال: موجودی نقد و بانک – معین بانک ها – تفصیلی بانک سپه
طبقه بندی حسابهای تفصیلی
در اصول طبقه بندی حسابهای تفصیلی برمبنای سطح حساب و نوع تفصیلی طبقه‌بندی می‌شوند. حسابهای تفصیل می‌توانند از 1 سطح حساب تا 6 سطح تفصیلی طبقه‌بندی شوند.
از لحاظ نوع حساب تفصیلی دو مدل حساب تفصیلی داریم:
1- حساب تفصیلی وابسته (غیر شناور)
برای تفکیک بیشتر حسابهای معین مانند سطح بعدی حساب عمل می‌کنیم، بطوری که بین حسابهای تفصیلی ایجاد شده و سطح حساب معین وابستگی مستقیم در اسناد مالی و در گزارشات وجود دارد.
2- حساب تفصیلی غیر وابسته (شناور)
زمانی که تفصیلی یونیک می‌شود به دلیل همین یکتایی آن با تمام حساب‌ها درگیر نخواهد بود و باید بصورت شناور با بعضی از حسابهای معین مربوط که مورد نیاز می باشد درگیر باشد. سطح تفصیل طبق اصول عمومی حسابداری جزء سطوح حساب های اختیاری می‌باشد.
به منظور تهیه گزارشات سر جمع و پیگیری راحت‌تر حساب های اشخاص، شرکت ها و پرسنل و سایر حسابهای تفصیلی این سطح از حساب‌ها بصورت مستقل از حساب های معین در قالب گروه های تفصیل طراحی شده است. کاربران محترم توجه داشته باشند که پیاده سازی اصولی کدینگ حساب ها در 4 سطح از طریق ارتباط صحیح گروه های تفصیلی با حساب های معین امکان پذیر می باشد.
توجه: حسابهای تفصیلی بر خلاف حساب های کل، معین و جزء به تنهایی دارای ماهیت بدهکار یا بستانکار نمی باشند و در ثبت اسناد قابل استفاده نیستند. این حساب‌ها حتما باید با توجه به رویداد مالی مربوطه و سرفصل‌های مناسب انتخاب شده و پس از آن حساب تفصیلی مرتبط ثبت گردد.
همچنین بخوانید:
آشنایی با سند حسابداری در نرم افزار مالی نوین پرداز
جدول حسابهای تفصیلی و ایجاد حساب تفصیلی
(از طریق اطلاعات پایه زیر منو لیست حسابهای تفصیلی)
همان طور که در بخش اول مطرح شد، قبل از تعریف و ایجاد حسابهای تفصیلی، نیاز به ایجاد و تعریف گروه‌های تفصیلی منطبق بر نیاز مدیر مالی مجموعه می‌باشد.
در تصویر بالا نمونه ای از ارتباط حساب معین اشخاص(حساب های دریافتنی) با گروه تفصیلی مشتریان(بدهکاران تجاری) را مشاهده می‌کنید.
به محض تنظیم این ارتباط تمام اسامی و نامهای مشتریان در سطح حسابهای تفصیلی بصورت اتومات زیر مجموعه حساب معین یا دفتر معین (اشخاص – حساب های دریافتنی) ظاهر می‌گردند.
توجه: با توجه به تعداد زیاد حسابهای تفصیلی در شرکت‌ها که معمولا شامل نام مشتریان، فروشندگان، پرسنل و… است و هر یک از این افراد نیز با حسابهای خاصی مرتبط هستند، بهتر است که ابتدا گروه حسابهای تفصیلی را ایجاد نماییم و گروه‌های تفصیلی را با سرفصل های حسابداری مرتبط کنیم و بعد از آن اشخاص را در گروه های مربوطه تعریف نماییم.
در ادامه طی چندین مرحله تعریف حسابهای تفصیلی را در بخش‌های مختلف اطلاعات پایه به صورت کامل تشریح می‌کنیم.
معرفی حساب ها در سطح تفصیل
1- صنـدوق‌هـا
در این مرحله توجه داشته باشید که برای تعریف تمام حسابهای تفصیلی در نرم افزار نوین پرداز برای سرفصل حساب هایی که در اطلاعات پایه نرم افزار کلید میانبر ،برای آن ها وجود دارد مثل صندوق ها،بانک ها،اشخاص و شرکت ها،هزینه ها و خدمات از همان بخش اقدام به معرفی حساب نمایید.با رعایت این نکته کاربران می توانند از تمام امکانات ثبت فاکتور ها و اسناد اتومات سیستم در تمام بخش ها استفاده کنند. در ابتدا از معرفی و تعریف صندوق ها شروع می کنیم.
توجه: بصورت پیش فرض برای صندوق گروه تفصیلی صندوق ها تنظیم شده است. حساب معین پیش فرض کد 1100101 در نظر گرفته شده است که مربوط به معین موجودی صندوق‌ها زیر مجموعه حساب کل موجودی نقد و بانک می‌باشد.
2- بانـک‌هـا
در دومین قدم نوبت به معرفی و ایجاد حساب بانک ها می رسد. در این مرحله با دقت اقدام به تعریف حساب های بانکی شرکت می‌کنیم. توجه داشته باشید حساب های بانکی مثل حساب های صندوق در سطح تفصیل تعریف می‌شوند. دقت کنید که گروه تفصیل پیش فرض برای بانک ها، بانک ها بصورت پیش فرض تنظیم شده است.
توجه: ارتباط حساب معین بانک‌ها بصورت پیش‌فرض با گروه تفصیلی بانک‌ها توسط نرم‌افزار انجام شده است. حساب معین پیش فرض کد 1100105 برای بانک ها در نظر گرفته شده است، این کد مربوط به معین موجودی بانک‌ها زیر مجموعه حساب کل نقد و بانک می‌باشد.
همچنین بخوانید:
3- هزینه‌هـا
در سومین مرحله نوبت به معرفی و تعریف هزینه‌ها میرسد، بدین منظور از اطلاعات پایه زیر منو هزینه‌ها اقدام به تعریف هزینه‌ها می‌کنیم. توجه داشته باشید بصورت پیش فرض گروه تفصیلی حساب های هزینه، هزینه‌ها می‌باشد.
توجه: حسابداران و کاربران نرم افزار می‌توانند، بسته به نیاز خود از طریق اطلاعات پایه زیرمنو لیست حسابهای معین سطوح معینی دیگری برای هزینه‌ها ایجاد کنند.(هزینه‌های بخش بازرگانی،هزینه‌های اداری و عمومی، هزینه‌های جاری …) و با گروه تفصیلی هزینه‌ها ارتباط دهند.
حساب معین پیش‌فرض کد 6101100 برای هزینه‌ها در نظر گرفته شده است. این کد مربوط به معین هزینه‌های عملیاتی می‌باشد.
4- خدمـات
در مرحله بعد میتوانید از بخش خدمات، سرفصل‌های خدمات را در سیستم مالی نوین پرداز تعریف کنید. گروه تفصیلی خدمات بصورت پیش‌فرض گروه سایر می‌باشد، که باید به گروه تفصیل خدمات تغییر کند.
توجه: خدمات جز سرفصل درآمد‌ها با(ماهیت بستانکار) در نرم افزار حسابداری نوین پرداز طبقه بندی شده است.
5- اشخاص و شرکت‌هـا
در مرحله بعد، پس از اتمام معرفی حساب های صندوق،بانک،هزینه و خدمات از اطلاعات پایه نوبت به معرفی حساب های اشخاص و شرکت ها(حقیقی و حقوقی)،بستانکاران تجاری ،تنخواه گردانان،پرسنل ،جاری شرکاء،بستانکاران غیر تجاری و بدهکاران غیر تجاری می رسد.
توجه: کاربران محترم توجه داشته باشند چنانچه می‌خواهید، از امکانات نرم‌افزار حسابداری نوین پرداز در بخش صدور اسناد اتومات حسابداری (خرید، فروش، برگشت از فروش، برگشت از خرید، دریافت و پرداخت) استفاده نمایید توصیه می‌شود به تعریف حسابهای اشخاص و شرکت ها،جاری شرکاء و پرسنل از صفحه اشخاص اقدام نمایید. با توجه به اینکه لیست اشخاص ممکن هست که دارای رکوردهای زیادی باشد، میتوانید از گزینه جستجو برای پیدا کردن شخص مورد نظر خود اقدام نمائید.
توجه: هنگام استفاده کاربران از اسناد اتومات یا همان سیستمی نرم افزار نوین پرداز سند دوبل مالی بصورت اتومات صادر می‌گردد. به این ترتیب که با استفاده از الگوی سند اتوماتیک که پیش‌تر تعیین نموده اید، سیستم به صورت اتوماتیک محاسبات لازم را انجام داده و سند حسابداری صادر می‌شود. این نکته مهم را از یاد نبرید که آرتیکل‌های اسناد صادره در سطح کل، معین و تفصیل بر اساس کدینگی که در ابتدای کار برنامه‌ریزی می‌کنید، صادر می‌گردد.
باید به این نکته توجه داشته باشید در نسخه های فعلی نرم افزار مالی نوین پرداز قابلیت تنظیم چندین حساب معین برای استفاده در برگه های خرید، فروش و مرجوعی وجود ندارد ولیکن در نسخه های بعدی میتوانیم حساب معین پیش فرض را هنگام صدور اسناد اتومات تغییر داد.
توجه: برای آن دسته از کاربرانی که می‌خواهند از قابلیت تفصیلی شناور هنگام صدور سند استفاده نمایند(استفاده از چند معین برای یک تفصیلی در هنگام صدور سند)در حال حاضر باید اسناد مالی را به صورت دستی – عادی صادر نمایند.
وضعیت تمام اسناد اتومات صادر شده ثبت موقت خواهد بود و شما میتوانید در صورت تمایل سند حسابداری که از این طریق صادر شده است را ویرایش نمایید و به سند دائم و غیر قابل ویرایش تغییر دهید.
همچنین بخوانید:
5-1- مشتریان شرکت (بدهکاران تجاری)
جهت مشتریان شرکت(بدهکاران تجاری)گروهی تحت عنوان مشتریان ایجاد می کنیم.
گروه تفصیلی پیشنهادی: اشخاص و شرکت ها
معین پیش فرض پیشنهادی: اشخاص (حساب های دریافتنی) کد (1103101)
نکته: دقت کنید ارتباط بین حساب معین (حساب های دریافتنی) و گروه تفصیل (اشخاص و شرکت ها) فعال باشد.
5-2- فروشندگان و همکاران (بستانکاران تجاری)
جهت فروشندگان و همکاران (بستانکاران تجاری) گروهی تحت عنوان بستانکاران تجاری یا همکاران میتوانیم ایجاد کنیم.
گروه تفصیلی پیشنهادی: اشخاص و شرکت ها
معین پیش فرض پیشنهادی: اشخاص (حساب های پرداختنی) کد (2101101)
نکته: دقت کنید ارتباط بین حساب معین (حسابهای پرداختنی) و گروه تفصیل (اشخاص و شرکت‌ها) فعال باشد.
5-3- پرسنل
جهت پرسنل، گروهی تحت عنوان پرسنل را در لیست اشخاص ایجاد می‌کنیم.
گروه تفصیلی پیشنهادی: پرسنل
معین پیش فرض پیشنهادی: حقوق و دستمزد پرداختنی کد (2103101)
نکته: دقت کنید ارتباط بین حساب معین (حقوق و دستمزد پرداختنی) و گروه تفصیل (پرسنل) فعال باشد.
5-4- تنخواه گردانان
جهت تنخواه گردانان شرکت گروهی تحت عنوان تنخواه گردان در لیست اشخاص ایجاد می‌کنیم.
گروه تفصیلی پیشنهادی: تنخواه گردان
معین پیش فرض پیشنهادی: تنخواه گردان کد (1100103)
نکته: دقت داشته باشید ارتباط بین حساب معین (تنخواه گردان) و گروه تفصیلی (تنخواه گردان ها) فعال باشد.
همچنین بخوانید:
5-5- شرکاء تجاری
جهت سرمایه گذاری شرکاء تجاری مجموعه، گروهی تحت عنوان جاری شرکاء ایجاد می کنیم.
گروه تفصیلی پیشنهادی: جاری شرکاء
معین پیش فرض پیشنهادی: جاری شرکاء(بصورت پیش فرض وجود ندارد باید این حساب معین را در حسابهای معین نرم افزار ایجاد کنید)
حساب جاری شرکاء حسابی است که صرفا جهت دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی شرکاء و سهامداران مرتبط به افزایش یا کاهش حساب سرمایه شرکت استفاده می‌گردد.از حساب جاری شرکاء نباید در راستای فعالیت‌هایی مانند وصول مطالبات، پرداخت بدهی‌ها و همچنین انجام هزینه‌ها استفاده کرد به عبارت دیگر ثبت‌های ذیل از طریق جاری شرکاء غیر مجاز می‌باشد.
نکته: دقت کنید ارتباط بین حساب معین (جاری شرکاء) و گروه تفصیل (جاری شرکاء) فعال باشد.
توجه: جاری شرکا به این دلیل باید در دو طرف ترازنامه در سمت بدهکار (سایر حسابهای دریافتنی) و در سمت بستانکار (سایر حسابهای پرداختنی) ثبت شود. که اگر جاری شرکا در یک سمت ترازنامه باشد و بیش از یک حساب جاری باشد مانده حسابهای جاری شرکا در ترازنامه نمی‌توانند مانده واقعی را نشان دهد. و فقط میتوان مانده واقعی را در گردش حساب‌ها رویت کرد. ولی اگر در دو طرف ترازنامه حساب جاری شرکا داشته باشیم، مانده واقعی را نشان میدهد. بدین منظور میتوان گروه تفصیلی جاری شرکاء را بین دو حساب معین سایر حساب دریافتنی و سایر حساب پرداختنی شناور نمود.
برای ادامه اسامی سطح حسابهای تفصیل که با آنها مراودات مالی داریم مانند بدهکاران غیرتجاری، بستانکاران غیرتجاری، بازاریابان، نمایندگی‌های فروش باید مشابه موارد بالا اقدام به تعریف و تنظیم گروه‌های اشخاص نمود.
5-6- اموال و تجهیزات
جهت اموال و اثاثیه و تجهیزات شرکت طبق استانداردهای مالی، سرفصل حساب اموال و تجهیزات در گروه حسابهای دارایی‌های غیرجاری (دارایی های ثابت)، جزء حسابهای دائم (ترازنامه ای) با ماهیت بدهکار می‌باشد.
گروه تفصیلی پیشنهادی: اموال، تجهیزات
معین پیش فرض پیشنهادی: اموال و تجهیزات کد 1201103
برای ایجاد حساب تفصیلی اموال و اثاثیه باید از قسمت اطلاعات پایه -لیست حسابهای تفصیلی اقدام نمائید.
برای دیگر حسابهای تفصیلی که مربوط به دارایی‌های غیرجاری و ثابت می‌باشد میتوانید با ایجاد گروه تفصیلی براحتی از طریق لیست حسابهای تفصیلی اقدام به تعریف حساب نمائید.
توجه: برای حساب های که برای مدیریت آنها نیاز به اسناد اتومات سیستمی دارید،هیچ گاه از لیست حسابهای تفصیلی اقدام به تعریف حساب نکنید بهینه می باشد چنین حساب هایی مثل اشخاص،هزینه ها ،صندوق ها و بانک ها همان طور که پیش تر مطرح شد از بخش مربوط به خود تعریف گردد.با رعایت این موضوع هم به صدور اسناد اتومات (خرید ،فروش ،دریافت ،پرداخت،امانی …)برای این حساب ها دسترسی دارید و هم در سطح حسابهای تفصیلی حسابداری می توانید برای صدور سند دوبل مالی و تهیه گزارشات سرجمع استفاده نمائید.
امیدوارم که این مقاله آموزشی هم مورد استفاده شما قرار گرفته باشد و شما با نحوه تعریف و پیاده سازی کدینگ مالی و تعریف حساب ها در نرم افزار حسابداری نوین پرداز آشنا شده باشید.با ادامه مقالات آموزشی نرم افزار حسابداری نوین پرداز با ما همراه باشید.